Iniciativa busca modernizar rotinas, preservar a memória documental e garantir maior eficiência ao registro civil.
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A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) realizou, na última segunda-feira (6/10), uma visita técnica à Coordenadoria de Arquivo e Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA), situada no bairro Alemanha, em São Luís. O encontro teve como objetivo conhecer as práticas de gestão, recuperação e preservação de documentos adotadas pelo setor, com vistas a instituir uma parceria voltada à digitalização dos acervos dos cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais do Estado.
A visita foi conduzida pelo diretor da COGEX, Osman Bacellar Neto, acompanhado da secretária da Diretoria, Fernanda Deruiz, e contou com a recepção do historiador e coordenador de Arquivo e Gestão Documental do TJMA, Christofferson Melo Cunha de Oliveira, além da equipe técnica formada pelos arquivistas Lucas Thery Monte Verde Silva e Marcelo de Araujo Matos.
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Durante o encontro, integrantes da COGEX conheceram as instalações do Arquivo Judiciário Desembargador Milson de Souza Coutinho e observaram os métodos de tratamento, identificação, avaliação, seleção, descrição arquivística, conservação preventiva, digitalização, preservação digital, difusão e acesso público.
Segundo Osman Bacellar, a aproximação entre as duas áreas representa um passo decisivo na integração institucional entre o Judiciário e o Extrajudicial, com foco na troca de conhecimento técnico e na otimização das práticas de gestão documental. “A experiência do TJMA na organização e digitalização de acervos será essencial para que possamos replicar boas práticas no âmbito extrajudicial, garantindo eficiência, segurança e preservação histórica”, destacou o diretor da COGEX.
O coordenador Christofferson Melo ressaltou que, uma vez firmada a parceria, o projeto seguirá os princípios arquivísticos previstos na Resolução nº 324 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ ) e Resolução nº 31 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), observando critérios técnicos rigorosos para o tratamento de documentos de valor permanente. “A digitalização dos acervos, realizada segundo as normas arquivísticas, especialmente quanto à autenticidade e integridade, contribuirá não apenas para a preservação da memória institucional, mas também para o fortalecimento da confiança pública nos registros”, afirmou o historiador.
Entre as deliberações do encontro, ficou definido que a COGEX vai formalizar a proposta de cooperação junto à Presidência do TJMA nos próximos dias. O plano deve incluir a elaboração de uma política arquivística voltada às serventias extrajudiciais do Maranhão, além da implantação de um projeto-piloto no Cartório da 3ª Zona de Registro Civil das Pessoas Naturais de São Luís, localizado no bairro João Paulo.
MODERNIZAÇÃO E VALORIZAÇÃO DA MEMÓRIA INSTITUCIONAL
A iniciativa integra o conjunto de ações da COGEX voltadas à modernização e digitalização dos acervos cartorários de registro civil em todo o Estado, bem como à migração gradual das informações para o Operador Nacional do Registro Civil de Pessoas Naturais (ON-RCPN) — entidade que compõe o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP).
O projeto busca ampliar o acesso às informações de registro civil de maneira mais célere, segura e transparente, promovendo a preservação da memória documental, a eficiência administrativa e a melhoria dos serviços prestados à população. Ao unir esforços com o Arquivo do TJMA, a Corregedoria reafirma seu compromisso com a inovação, a sustentabilidade e a valorização do patrimônio documental do Estado do Maranhão.
Fonte: TJMA.
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Em reunião online realizada pela Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) e 140 Registradores de Imóveis do Estado, foi apresentada a Inteligência Artificial do Registro de Imóveis (IARI), ferramenta desenvolvida pelo Operador Nacional do Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis (ONR), criada para auxiliar na migração de dados da base física para eletrônica.